楊正寬／中台灣教授協會常務監事兼交通觀光組召集人
2021年COVID-19正嚴峻時，中央疫情指揮中心(CDC)宣布自5月15日開始進入三級警戒，但交通部觀光局茂林國家風景區管理處卻希望邀我能與同仁們切磋「公文寫作要領」，為避免群聚感染，遂一再展延，原想應該會作罷，但是該處同仁或許求知慾盛，卻不罷干休，最後不得已只好採用遠距教學視訊方式，終於完成任務，真是佩服茂管處同仁的向學精神。
視訊下課後，當天晚上電視新聞竟然報導高鐵傳出有站務人員確診陽性個案，而且傳布開來，我馬上一愣，心想「好險！」好在沒搭高鐵下去。過幾天又接到何專員email寄來附上課照片的感謝函，感到非常窩心，也突然覺得，原來有心向學，是無法阻擋得住的。
其實茂林國家風景區管理處是由精省前也是我的娘家臺灣省旅遊局籌備成立的「茂林風景區管理所」改組並擴大範圍而來， 原來只是茂林一鄉的魯凱族，現在還包括周圍除了高雄市的桃源、六龜、茂林區之外，還將屏東縣的三地門、霧台、瑪家鄉都納入，原住民族也除了魯凱族之外，還包括了排灣、布農及拉阿魯哇族，果然是「國家級」的架勢，也很有族群文化的特色。
有了娘家或觀光人的這層關係，上起課來就倍覺親切，也倍感壓力，因為我一定要讓大家在公文寫作上真正有所得啊！以茂管處同仁的業務，用得最多的應該是書函與簽的寫作，雖然我自認已經有講清楚，除了準備了ppt教材事先分享給大家參考外，上課中也克服沒有黑板，改用白報紙權充，書寫一些關鍵字及圖表。但迄今仍不時會有同仁或許因受限於不適應遠距教學，經常mail或line發問，而且以「書函」與「簽」的問題作多，因此我特地再將書函與簽再詳加說明於下：
書函
一、書函比照函的格式，用於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
二、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行 文時均可使用。
三、書函可視實際須要，採用主旨、說明、辦法的分段式，也可用條列式。條列式的撰寫，要把握起、承、轉、合的邏輯。
四、書函可視實際須要，署名時可採用機關條戳 ，也可用機關首長職章或簽字章。
五、公文是推動業務的溝通工具，是行政管理，概念上「V.+ed」是用在公務已經定案的「函」；而未決階段需要再磋商、徵詢意見或通報，屬於正在進行的業務，就要用「V.+ing」的「書函」了。
簽
簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作 抉擇之依據，依照擬簽者與決策者關係可分為下列二種:
一、機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽 末不必敘明陳某某長官。
二、具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之 「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。
另外要注意，上簽之承辦單位要以與決策者最接近之單位或機關為主，千萬不能越級。
簽的方法:
ㄧ、先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。
(1)制定、訂定、修正、廢止法令案件。
(2)有關政策性或重大興革案件。
(3)牽涉較廣，會商未獲結論案件。
(4)擬提決策會議討論案件。
(5)重要人事案件。
(6)其他性質重要必須先行簽請核定案件。
二、簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙， 不分段，以條列式簽擬。
(1)文稿內容須另為說明，或對以往處理情形須酌加析 述之案件。
(2)依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。
(3)須限時辦發不及先行請示之案。
三、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。
四、其他：存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。
至於簽的撰擬要領有：
1、「主旨」：就案情扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。
2、「說明」：對案情之來源、經過與有關法規 或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。
3、「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處 理 意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。
4、「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」及「主旨」。
5、條列式簽：要注意起、承、轉、合。如為制式簽，則要段落分明， 將起、承、轉放在「說明」段，合(結論或重點)放在「主旨」段， 採倒裝句法。
6、一段可以完成，不做兩段；兩段可以完成，不做三段式簽。
7、先簽後稿的公文一定要用「制式簽」，亦即分段式簽辦，那怕一段就可以完成也是一樣。
其實大家都知道，遠距視訊教學幾乎近於「自導自演、自彈自唱、自得其樂」，學習與教學效果都不很理想，是很不得已的教學方式，上完課還會有同仁陸陸續續來問，這是很正常的事。還好下課前我已經跟同仁們強調我一定會盡「授(售)後服務」之責，請大家不用客氣隨時來切磋。但除了茂管處同仁之外，公文也是其他所有公務人員的文字溝通利器，疏忽不得，因此特就常用的書函與簽寫作要領分享給大家。
